Poststelle

Poststelle

Die Poststelle ist für alle Aufgaben bei der Postannahme, der Postverteilung und des Postversands zuständig.

Die Poststelle betreut zusätzlich die Kopiergeräte im Verwaltungsgebäude und übernimmt Vertretungen des Offiziantendienstes in den Gebäuden Audimax, Juridicum und ITZ.

Ansprechpartner

Alexander Franz
Detlef Golias
Walter Rossa
Andreas Prinz

Kontakt

Raum VW 011
Innstr. 41
Tel.: +49 851 509-1262
Fax: +49 851 509-1005
E-Mail: poststelleatuni-passau.de

Postbearbeitung in den Universitätsgebäuden

Die Postverteilung/Postabholung findet je nach Gebäude ein- bis zweimal täglich statt:

  • Ab ca. 9.30 Uhr bei den Gebäuden ITZ, JUR, IM, ZB, WIWI, NK, N12, IG, KT, HK12, HK14, HK14b, HK14d, LS4, I.71
  • Ab ca. 12.45 Uhr  (außer freitags) bei den Gebäuden ITZ, JUR, IM, ZB, WIWI, NK

Die Post wird in den Postverteilerschränken in den Gebäuden verteilt.
Die Sendungen im Postausgang werden von den Mitarbeitern der Poststelle an die Empfängerinnen und Empfänger weitergeleitet.

Postversand innerhalb der Universität

  • Wir bitten Sie bei internen Sendungen auf Umlaufmappen oder Briefen zusätzlich das Gebäude des Empfängers anzugeben.
  • Bei Sendungen an Verwaltungsangehörige bitten wir Sie um die Angabe des Referats.
  • Bitte geben Sie bei internen Sendungen keine Adresse (Straße, PLZ, Ort) beim Adressatsfeld an.
  • Der Zusatz "-im Hause-" kann bei der Umsetzung o.g. Punkte entfallen.
  • Wir bitten Sie mehrere Umlaufmappen an den selben Empfänger mit einem Gummiband zusammenzufassen.

Beispiele:

Frieda Fröhlich                                  Frieda Fröhlich                             Frieda Fröhlich
- Referat VIII/3 - VW -                       - Dekanat JUR - JUR -                  - Lst. Mathe - IM -  

Die Umsetzung der o.g. Punkte ist aufgrund der steigenden Mitarbeiterzahlen an der Universität nötig, damit wir auch in Zukunft einen schnellen und fehlerfreien internen Postversand  gewährleisten können.

Postversand an Empfänger außerhalb der Universität

Briefsendungen, die am selben Tag noch versendet werden sollen, müssen von Montag bis Donnerstag spätestens bis 14:30 Uhr, am Freitag bis 12:00 Uhr bei der Poststelle im Verwaltungsgebäude eingeliefert werden.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Universitätsgebäude vom Postfahrdienst am Nachmittag angefahren werden. In diesen Gebäuden wird der Postauslauf erst am folgendem Tag abgeholt und versendet.

Briefsendungen

Bitte beachten Sie die Information der Deutschen Post zu den verschiedenen Arten einer Briefsendung: Höchstmaße und Gewichte der Briefsendungen müssen eingehalten werden, da die Sendungen bei Abweichungen ansonsten als Pakete verschickt werden müssen.

Postlaufzeit für Briefsendungen:

Briefpostsendungen (außer Massensendungen) werden gemäß Vertrag mit dem Postkonsolidierungdienst Postcon bundesweit innerhalb von 2 Werktagen (E+2) an die Empfänger zugestellt.

Sendungsverfolgung für Briefsendungen:

Prinzipiell erfolgt keine Sendungsverfolgung für Briefsendungen. Wünschen Sie dennoch eine Sendungsverfolgung müssen Sie den Briefversand mit Einschreiben wählen. Bitte beachten Sie dazu die entsprechenden Informationen der Deutschen Post zu den verschiedenen Einschreibungsarten.
Der Versand mit Einschreiben muss für die Poststelle klar gekennzeichnet sein (z.B. handschriftlich mit Kugelschreiber).

Versand von Briefsendungen ins Ausland:

Briefsendungen in das Ausland werden je nach Anzahl der zu versendenden Briefe ein bis zwei Mal pro Woche versendet. Die Postlaufzeit ist abhängig vom Empfängerland.
Bitte beachten Sie die Regelungen der Post zum Format und Gewicht von Briefsendungen ins Ausland.

Briefversand mit DHL-Express:

Mit DHL-Express können wichtige Sendungen versendet werden. Die Sendungen werden innerhalb Deutschland bis spätestens 12.00 Uhr des folgenden Tages zugestellt. Sendungen ins Ausland werden so schnell wie möglich zugestellt. Die Zustellungsdauer ist abhängig vom Zielland der Sendung. Eine Sendungsverfolgung ist für Sendungen innerhalb Deutschland und für Sendungen ins Ausland möglich.

Bitte beachten Sie, dass die Versandkosten mit DHL-Express der verursachenden Organisationseinheit berechnet werden.

Die Kosten sind vom Gewicht, vom Zielort und der geforderten Zustellungszeit abhängig. Innerhalb Deutschlands beginnen die Kosten ab 9,25 Euro/netto pro Sendung. Die Kosten für Sendungen ins Ausland beginnen ab 8,55 Euro/netto pro Sendung.

Der Versand mit DHL-Express muss für die Poststelle klar gekennzeichnet sein (z.B. handschriftlich mit Kugelschreiber). Die Angabe des Namens sowie die Kostenstelle der Organisationseinheit, der Empfänger und das Empfängerland muss beim Versand mit DHL-Express an die Poststelle übermittelt werden.

Briefsendungen richtig adressieren – So kommt Ihre Post schnell an

Bitte beachten Sie bei der Adressierung von Briefen folgende Regeln:

  • Adressblock linksbündig
  • Als Schriftart ist Arial, 10 –12 pt zu verwenden
  • Die Zeilenabstände müssen 1 mm bis 2,5 mm groß sein. (Bei Verwendung der Hausschriftart mit standardmäßigem Zeilenabstand ist dies gegeben).
  • Keine Leerzeile zwischen Straße und Bestimmungsort!
  • Sonstige Angaben, z.B. über Sendungsart, müssen ohne Leerzeile oberhalb der Anschrift in deutlich kleinerer Schrift stehen.

Bei Inlandsanschriften gilt folgende Reihenfolge:

  • Anrede, falls gewünscht
  • Name des Empfängers
  • Nähere/weitere Empfängerbezeichnungen, falls gewünscht
  • Ortsteilangabe, falls gewünscht bzw. erforderlich
  • Straße und Hausnummer bzw. Postfach
  • Postleitzahl und Bestimmungsort in einer Zeile

Beispiel:

Frau
Frieda Fröhlich
Abteilung Einkauf
Mauenheim
Neue Kempener Str. 220
50739 Köln

 Bei Auslandsanschriften zusätzlich:

  • Bestimmungsort in Großbuchstaben möglichst in der Sprache des jeweiligenBestimmungslandes, in lateinischen Buchstaben
  • Länderbezeichnung in Großbuchstaben als letzte Zeile der AnschriftIn jedem Fall ohne Länderkennzeichen oder ISO-Kennung

Beispiel:

Guiseppe Bertoni
Via Italia 212
20100 MILANO
ITALIEN

 Nützliche Hinweise finden Sie auch auf dem Link der Deutschen Post AG:
Briefumschlag beschriften – Brief adressieren

Paketversand

Pakete, die noch am selben Tag versendet werden sollen, müssen von Montag bis Freitag spätestens bis 12:00 Uhr bei der Poststelle im Verwaltungsgebäude eingeliefert werden.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Universitätsgebäude vom Postfahrdienst am Nachmittag angefahren werden. In diesen Gebäuden wird der Postauslauf erst am folgendem Tag abgeholt und versendet.

Pakete können innerhalb Deutschland sowie ins Ausland versendet werden. Die Transportversicherung bis zu 500,00 Euro ist inbegriffen.
Eine Sendungsverfolgung ist für Sendungen innerhalb Deutschland und für Sendungen ins Ausland möglich.

Bitte geben Sie immer die genaue Adresse (Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) des Empfängers an. Pakete können nicht an Postfächer gesendet werden!

Pakete werden immer über den Rahmenvertragsdienstleister DHL der Universität Passau versendet.
Die Paketzustellungszeit beträgt innerhalb Deutschland ca. 3 Arbeitstage.

Paketversand mit DHL-Express:

Mit DHL-Express können wichtige Sendungen versendet werden. Die Sendungen werden innerhalb Deutschland bis spätestens 12.00 Uhr des folgenden Tages zugestellt. Sendungen ins Ausland werden so schnell wie möglich zugestellt. Die Zustellungsdauer ist abhängig vom Zielland der Sendung. Eine Sendungsverfolgung ist für Sendungen innerhalb Deutschland und für Sendungen ins Ausland möglich.

Bitte beachten Sie, dass die Versandkosten mit DHL-Express der verursachenden Organisationseinheit berechnet werden.

Die Kosten sind vom Gewicht, vom Zielort und der geforderten Zustellungszeit abhängig. Innerhalb Deutschlands beginnen die Kosten ab 9,25 Euro/netto pro Sendung. Die Kosten für Sendungen ins Ausland beginnen ab 8,55 Euro/netto pro Sendung.

Der Versand mit DHL-Express muss für die Poststelle klar gekennzeichnet sein (z.B. handschriftlich mit Kugelschreiber). Die Angabe des Namens sowie die Kostenstelle der Organisationseinheit, der Empfänger und das Empfängerland muss beim Versand mit DHL-Express an die Poststelle übermittelt werden.

Paketempfang

Pakete werden prinzipiell von verschiedenen Dienstleistern geliefert.

Pakete, die über DHL an die verschiedenen Gebäudeadressen der Universität Passau gesendet werden, werden aufgrund von vertraglichen Grundlagen direkt an die Poststelle im Verwaltungsgebäude geliefert und von dort an die Empfänger weitergeleitet.

Pakete, die über andere Dienstleister wie DPD, Hermes, TNT, UPS etc. gesendet werden, werden direkt an die Lieferadresse gesendet. Die Pakete werden an den Pforten der jeweiligen Universitätsgebäude abgegeben und von dort an die Empfänger weitergeleitet. Ist keine Pforte im Universitätsgebäude vorhanden, so kommt es häufig zu Verzögerungen bei der Zustellung der Pakete, da die Paketfahrer die Gebäude nicht nach dem Empfänger absuchen.
Pakete werden dann nur über Umwege vom Paketdienst an die Poststelle im Verwaltungsgebäude geliefert und von dort durch die Hauspost an die Empfänger weitergeleitet.

Kein Empfang von unterfrankierten, unfreien Paketen möglich

Unterfrankierte, unfreie Pakete können nicht bei den Annahmestellen der Universität entgegengenommen werden!
Es handelt sich dabei um Pakete bei denen der Empfänger (=Universität) das fehlende Porto direkt bei der Paketannahme bar zahlen müsste. Dies ist jedoch nicht möglich, da sich bei den Annahmestellen der Universität keine Handkasse befindet.
Unterfrankierte Pakete gehen direkt an den Empfänger zurück. Die Zustellung an den Empfänger an der Universität verzögert sich deswegen enorm!

Kein Empfang von privaten Paketen möglich

Es werden vermehrt Pakete mit privatem Inhalt bei den Postannahmestellen der Universität angeliefert. Das mit der Verteilung der dienstlichen Post ohnehin ausgelastete Personal wird dadurch zusätzlich belastet.

Bitte lassen Sie deshalb Pakete mit privatem Inhalt nicht an die Universität schicken!

Bitte nutzen Sie für private Pakete die Packstationen von DHL bei der Deutschen Post. Dieser kostenlose Service von DHL ermöglicht die private Paketanlieferung in Universitätsnähe.

Versand von Massensendungen (Seminareinladungen, Veranstaltungseinladungen, Dialogpost, Weihnachtspost)

Bitte melden Sie Massensendungen zwei Arbeitstage vor dem Versand bei der Poststelle an.

  • Interne und externe Sendungen müssen deutlich voneinander getrennt werden.
  • Sendungen ins Ausland müssen separat sortiert bei der Poststelle abgegeben werden.
  • Sendungen müssen sortiert nach auf- oder absteigenden Postleitzahlen bei der Poststelle abgegeben werden.
    (Dies kann bereits bei der Erstellung des Serienbriefs vorgegeben werden)
  • Gleichartige Massensendungen können als Dialogpost versendet werden. Die Postlaufzeit durch die Deutsche Post beträgt ca. 5 Arbeitstage . Dialogpost ist ca. 40 % günstiger als der Versand als Standardsendung.

Kuvertierung von Massensendungen

Die Poststelle kann Massensendungen mit Hilfe einer Maschine falzen und kuvertieren. Es können bis zu zwei DIN-A4-Seiten und ein Faltblatt gleichzeitig gefalzt und kuvertiert werden.

Bitte lassen Sie das Falzen und Kuvertieren vorab durch ein Muster bei der Poststelle prüfen.
Aufgrund von verschiedenen Papierstärken und Druckarten kann es sein, dass die Drucke nicht mit der Kuvertiermaschine der Poststelle bearbeitet werden können. Sollte dies der Fall sein, so muss vom Versender  ein externer Dienstleister beauftragt werden.