Finanzabteilung

Finanzabteilung

Aufgaben

Team der Finanzabteilung

Die Finanzabteilung betreut die Mitglieder der Universität in dienstlichen finanziellen Angelegenheiten.
Sie plant, vollzieht und überwacht sowohl den Staatlichen Sach- und Investitionshaushalt als auch den Körperschaftshaushalt. Sie stellt Anträge zu staatlichen Sonderprogrammen und -Finanzierungen und vergibt alle Liefer- und Dienstleistungsaufträge.

Die verschiedenen Aufgabenbereiche werden von vier Referaten betreut:

  • Haushalt (V/1)
  • Forschungsmittel (V/2) und
  • Wirtschaftliche Betätigungen (V/3)
  • Beschaffung (V/4)

Dienste

Abrechnung von Druck- bzw. Kopier- und Telekommunikationskosten (Telefon etc.)

Soweit Sie dienstliche Drucke bzw. Kopien über die von der Firma Kopierzentrum Passau GmbH betriebenen Campusdrucker bzw. die Kopierzentrale fertigen, rechnen wir die entstandenen Kosten ab. Mittels Servicekarte des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz verwalten wir die Nutzerberechtigung für die Campusdrucker.

Die Universität Passau bezieht ihre Telekommunikationsleistungen aus einem Vertrag mit der Firma Vodafone D2 GmbH.
Zum Zwecke der zentralen Gesprächserfassung und -auswertung ist ein Voice-over-IP basiertes System im Einsatz, die Gebührenabrechnung erledigt die Finanzabteilung.

Beschaffung/Einkauf

Das Referat Beschaffung vergibt alle Liefer- und Dienstleistungsverträge, z. B. für Büromaterial, Möbel und Werbeartikel, sowie Werk- und Dozierendenverträge. Ausgenommen sind Literatur (zuständig ist die Universitätsbibliothek) und IT-Beschaffungen (zuständig ist das Rechenzentrum). Wir inventarisieren die erworbenen Gegenstände, bearbeiten den Verlust und kümmern uns um nicht mehr benötigte Gegenstände.

Wir (Referat V/4) betreuen auch den mit der Kopierzentrum Passau GmbH über den Betrieb von Druck- und Kopiersystemen an der Universität Passau geschlossenen Vertrag.
Drucken und Kopieren geschieht danach u. a. in der vom Vertragspartner eingerichteten Kopierzentrale sowie mit in den Universitätsgebäuden aufgestellen vernetzten Campusdruckern. Wir kümmern uns auch darum, dass die Geräte bedarfsorientiert aufgestellt werden.

Wir sind Ihnen gerne behilfreich, wenn Sie aufgrund einer Dienstreisegenehmigung ein Fahrzeug anmieten dürfen. Im Falle eines Dienstgangs bedarf die Anmietung stets unserer Zustimmung.

Budgetverwaltung, Mittelanforderung, Buchhaltung mit Kontoführung, Kassen- und Berichtswesen (inkl. Statistiken)

Neben der Planung und dem Vollzug der Ansätze des Staatlichen Haushalts, der Drittmittel (Forschungsmittel und Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen), der Mittel der Studierendenvertretung und der Studienzuschüsse verwalten wir auch die Budgets, die den Lehrstühlen/Professuren etc. für Zwecke der wissenschaftlichen Lehre und Forschung zur Verfügung stehen.
Wir fordern bzw. nehmen alle Gelder an, verbuchen diese und überwachen den Zahlungsverkehr.

Drittmittel

Wenn Sie allgemeinnützige begutachtete Forschung betreiben wollen, wie z. B. DFG-, EU- oder Bundesprojekte, berechnen wir zusammen mit der Abteilung Forschungsförderung die antragsfähigen Forschungsmittel. Die Projektbetreuung umfasst rechnerische Verwendungsnachweise, Verwaltung von Programm- bzw. Projektpauschalen und inneruniversitäre Förderungen aus dem Forschungspool. Bitte beachten Sie: Zuwendungsbestätigungen dürfen nur von uns ausgestellt werden.

Im Bereich der wirtschaftlichen Betätigungen, d. h. bei Forschungs- und Entwicklungsaufträgen, Beratungstätigkeiten, Werbung etc., sind wir bei der EU-rechtlich erforderlichen Auftragskalkulation behilflich. Zusammen mit dem Referat Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Technologietransfer bereiten wir Verträge mit Geschäftspartnern vor und erledigen steuerrechtliche Angelegenheiten.

Mitgliedschaften

Der Erwerb von Mitgliedschaften ist an sehr enge haushaltsrechtliche Voraussetzungen gebunden. Die Mitgliedschaft selbst darf nur durch die Universitätsleitung oder nach deren vorheriger Zustimmung eingegangen werden. Wir bereiten die Beitrittserklärung vor.

Repräsentationsaufwendungen

Wir beraten Sie in Fragen von Repräsentationsaufwendungen – Pausenverpflegung, Bewirtung und Geschenke – und sind behilflich bei der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen für Veranstaltungen mit Repräsentationsaufwendungen.

Zahlstelle

Wenn Sie geldannahmeberechtigt sind und Skripten verkaufen oder Tagungsbeiträge etc. annehmen, können Sie die Gelder bei der Zahlstelle einzahlen. Die Zahlstelle erstattet u. a. verauslagte Kleinbeträge, gegebenenfalls auch Reisekosten und/oder Honorare an ausländische Gäste

Zuschüsse

Die Finanzabteilung vollzieht Zuschüsse für Exkursionen und wissenschaftliche Veranstaltungen sowie die Mittelvergabe zum Zwecke der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und für das Programm zur Steigerung von Drittmitteleinwerbungen (Forschungspool).