Repräsentationsaufwendungen

Repräsentationsaufwendungen

Repräsentationsaufwendungen werden von der Öffentlichkeit kritisch betrachtet und unterliegen regelmäßig der staatlichen Rechnungsprüfung. Werden für solche Zwecke Drittmittel bestimmungswidrig verwendet, kann es wenigstens zu Mittelrückforderungen kommen. Repräsentationsaufwendungen sind darüber hinaus steuerrechtlich besonders zu würdigen.

Nicht zuletzt deshalb hat die Universitätsleitung am 30.04.2012 und 28.09.2016 Richtlinien erlassen, die den Umgang mit derartigen Aufwendungen erleichtern sollen. Sie sollen auch für Klarheit bei Finanzierungsfragen von Repräsentation anlässlich von Veranstaltungen sorgen. Wesentlicher Inhalt dieser Richtlinien ist:

Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten bestehen aus einer Pausenverpflegung mit Getränken, Gebäck etc. anlässlich von Besprechungen und/oder aus einem Imbiss, wenn die Veranstaltungsdauer über die gewöhnliche Arbeitszeit deutlich hinaus geht. Die Anzahl der externen Gäste muss bei diesen Veranstaltungen nicht überwiegen. Aufmerksamkeiten können an Gäste und Universitätsmitglieder gegeben werden, wie sie im allgemeinen Behördenbetrieb üblich sind.
Üblich sind Aufwendungen, wenn sie pro Vormittags- und/oder Nachmittagspause 4,50 €/Person, beim Imbiss 8 €/Person nicht übersteigen.
Die Pausenverpflegung kann sowohl aus Drittmitteln als auch aus Mitteln für die wissenschaftliche Lehre und Forschung finanziert werden.

Ausnahme: Nicht zulässig sind Aufmerksamkeiten bei rein internen Veranstaltungen (z. B. Lehrstuhl- bzw. Abteilungsbesprechungen).

Bewirtung

Unter Bewirtung ist ein „volles“ Essen anlässlich von Veranstaltungen oder speziellen Einladungen mit Gästen zu verstehen.

Entstehende Kosten können u. a. finanziert werden aus:

  • erhobenen Teilnehmerbeiträgen;
  • Sponsorenmitteln, die Unternehmen für Werbe- und/oder Präsentationsmöglichkeiten anlässlich einer Veranstaltung leisten;
  • Einnahmen für wirtschaftliche Betätigungen (Forschungs- und Entwicklungsaufträge), soweit ein Zusammenhang mit dem Betätigungsfeld gegeben ist;
  • Spenden und Forschungsmitteln, soweit sie ausdrücklich für den Bewirtungsanlass gegeben und nicht spendenbescheinigt werden.

Bitte beachten Sie, dass das Rahmenprogramm in jedem Fall aus speziell erhobenen Teilnehmerbeiträgen zu finanzieren ist.

Für Bewirtungsausgaben gilt u. a. im Allgemeinen:

  • die Wirkung muss nach Außen gerichtet sein (Anzahl der auswärtigen Gäste sollte bei einer Veranstaltung überwiegen);
  • der dienstliche Zweck der Veranstaltung bzw. der Ausgabe muss gewährleistet bzw. begründet sein;
  • dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist durch eine Abgrenzung des Personenkreises, durch eine geeignete Wahl der Veranstaltungsstätte sowie durch Festlegung des Ablaufs maßgeblich Rechnung zu tragen.

Nicht erstattungsfähig sind u. a. Kosten für:

  • die Bewirtung von Gastvortragenden/Referenten zusätzlich zum Honorar bzw. zu gewährten Verpflegungsmehraufwendungen;
  • die Bewirtung bei internen Arbeitstagungen bzw. -besprechungen einer Organisationseinheit (z. B. Lehrstuhl)
  • Trinkgelder

Die Höhe der erstattungsfähigen Bewirtungsausgaben beträgt grundsätzlich bis zu 35 € pro Person und Tag.

Die Ausgaben müssen Sie mittels Belege nachweisen. Die erforderlichen Nachweise müssen bestimmte Informationen enthalten, die Richtigkeit der Belege ist vom Einladenden mittels Unterschrift zu bestätigen.

Geschenke

Unter Geschenke fallen universitätsspezifische Gast- und Werbegeschenke im Rahmen des Austausches mit anderen öffentlichen Einrichtungen oder anderen Universitäten und sind bis zu einem Höchstbetrag von 35 € pro Person zulässig. Die Finanzierung ist wie bei der Bewirtung möglich.

Kalkulationserfordernis bei Veranstaltungen mit Repräsentation

Bitte beachten Sie die Kalkulationserfordernis für den Fall, dass zur Finanzierung von entsprechenden Ausgaben neben den staatlichen Mitteln Einnahmen erforderlich sind. In diesem Fall müssen Sie dem Referat V/1 frühzeitig einen Kosten- und Finanzierungsplan vorlegen. Verträge/Vereinbarungen mit Geldgebern schließt die Universitätsleitung. Die Verträge werden durch die Abteilung Forschungsmittel (bei Forschungsmitteln) oder das Referat III/3 Forschungs- und Technologietransfer (bei Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen) vorbereitet.

Einzelfallbeschreibungen

Einzelfallbeschreibungen zu den Repräsentationsaufwendungen finden Sie in der Anlage zu den Repräsentationsrichtlinien.

Kontakt

  • Vorlage eines Kosten- und Finanzierungsplans für Veranstaltungen mit nicht ausschließlich aus staatlichen Mitteln finanzierten Repräsentationsaufwendungen 
    Elfriede Kronawitter, Tel. 1227
  • Fragen zur Zulässigkeit von Repräsentationsausgaben und deren Finanzierung aus
  • Unterstützung bei Planung und Hilfe bei der Veranstaltungsorganisation mit Repräsentation
    Ulrike Holzapfel, Tel. 1440

Bestimmungen

Repräsentationsrichtlinien
Einkauf von Pausenverpflegung