Drittmittel

Forschungsmittel sind Mittel wie Spenden und/oder Mittel im Zusammenhang mit allgemeinnützigen begutachteten Forschungsprojekten bzw. -maßnahmen.

Bei der finanziellen Abwicklung unterstützt Sie das Ref. VII/3, in dem die Mitarbeiterinnen folgende Aufgaben für Sie übernehmen:

• die Mittelanforderung
• die Buchhaltung mit Kontoführung und Projektverwaltung (QISFSV)
• das Kassen- und Berichtswesen (z. B. Einzahlungen und Auszahlungen sowie Erstellung von rechnerischen Verwendungsnachweisen)
• die Verwaltung der Programm- bzw. Projektpauschalen
• Vorbereitung der Unterlagen und Teilnahme an Rechnungsprüfungen durch die Geldgeber
• die Erstellung steuerrechtlicher Zuwendungsbestätigungen für Geld- und Sachspenden (z. B. Literatur).

Wir beraten Sie umfänglich bei Fragen der bewilligungs- bzw. bestimmungskonformen Mittelverwendung sowie zu haushaltsrechtlichen Bestimmungen.

Zusammen mit der Abteilung III – Forschungsförderung helfen wir Ihnen bei der Kalkulation der zu beantragenden Mittel und bei Anträgen auf Förderungen aus dem Forschungspool.  

Unsere größten Geldgeber sind:

• der Bund  Titelgruppe 71
• die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) Titelgruppe 92
• die Europäische Union Titelgruppe 93
• Privatpersonen, Stiftungen etc. Titelgruppe 72

Bestimmungen

• Drittmittelrichtlinien
• Anzeige von Einwerbung von Drittmitteln

Die Universität Passau nimmt am Geschäftsleben mit folgenden wirtschaftlichen Betätigungen teil:

• Auftragsforschung
• Wissens- und Technologietransfer (Entwicklungsaufträge, Gutachtenerstellung)
• Fort- und Weiterbildung
• Publikationswesen (Eigenverlage, sonstiger Schriftenverkauf)
• sonstige Betätigungen (Werbung, Ressourcenbereitstellung, Rahmenprogramm zu Veranstaltungen etc.)

Falls Sie sich entsprechend betätigen wollen, beachten Sie bitte folgende Regelungen:

Preisgestaltung

Nach EU-rechtlichen Bestimmungen zur Verhinderung von Wettbewerbsverzerrung ist es nicht zulässig, für wirtschaftliche Betätigungen staatliche Ressourcen einzusetzen. Die Universität hat vielmehr ihre wirtschaftlichen Betätigungen zu Marktpreisen zu erbringen oder, falls kein Marktpreis vorliegt, alle Kosten zu kalkulieren, die im Zusammenhang mit der Leistung anfallen. Sollten Sie wirtschaftliche Betätigungen mit möglichen Auftraggebern anbahnen, ist Ihnen das Referat VII/4 (Herr Daniel Peters) bei der Auftragskalkulation behilflich.

Vertragswesen

Den in jedem Fall erforderlichen schriftlichen Vertrag mit dem Auftraggeber schließt die Universitätsleitung. Frau Sperrhake vom Referat III/3 Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Technologietransfer setzt den Vertrag im Vorfeld auf.
Voraussetzung für die Unterzeichnung des Vertrages ist das Vorliegen der erforderlichen Auftragskalkulation. Im Rahmen der Vertragserstellung wird von den Projektbeteiligten (Leiter und Leiterinnen/Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) zudem eine Erklärung eingeholt, nach der sie die wegen des Vorhabens obliegenden Verpflichtungen, insbesondere im Zusammenhang mit Erfindungen, Urheberrechten und Geheimhaltung, erfüllen.

Finanztechnische Abwicklung und Buchhaltung

Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen unterliegen neben den vertraglichen Bedingungen den allgemeinen haushaltsrechtlichen Bestimmungen. 
Danach sind die Projektmittel im Haushalt der Universität zu führen. Auch rechtsverbindliche Handlungen im Zusammenhang mit der Mittelbewirtschaftung werden von der Verwaltung vorbereitet bzw. vollzogen. So schließt z. B. die Personalabteilung Verträge mit dem Projektpersonal, das Referat VII/5.1 beschafft alle für das Projekt benötigten Materialien und Geräte. Auch Dienst- und Werkverträge fallen in den Verantwortungsbereich des Referats VII/5.1. Für die Beschaffung von Informationstechnologie ist das Referat VII/5.2 zuständig.
Ausgangsrechnungen an die Auftraggeber erstellt ausschließlich das Referat VII/4 (Herr Daniel Peters).

Für die effiziente Planung und Durchführung kostenpflichtiger Veranstaltungen steht das web-basierte Registrierungssystem amiando zur Verfügung.

Soweit Sie Teilnehmerbeiträge oder andere Einnahmen bar annehmen, müssen Sie hierzu gesondert ermächtigt sein. Die Ermächtigung ist unter Schilderung des Sachverhalts beim Referat VII/2 zu beantragen. Die Gelder sind zeitnah in der Zahlstelle oder auf das Universitätskonto bei der Sparkasse Passau einzuzahlen. Andernfalls führen Sie eine sogenannte "schwarze Kasse", was zu negativen dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen kann.
Es ist grundsätzlich unzulässig, aus den Einnahmen vor Ablieferung an die Zahlstelle bzw. Einzahlung auf das Universitätskonto Barausgaben zu leisten, da so die Beschaffungszuständigkeiten umgangen werden.

Über das Buchhaltungsportal QISFSV können Sie ständig Ihre Kontobewegungen einsehen (Verwaltung der Zugangsberechtigung: Frau Stümpfl).

Steuerrechtliche Würdigung

Die wirtschaftlichen Betätigungen der Universität Passau begründen Betriebe gewerblicher Art, die steuerrechtlich zu würdigen sind.
Insbesondere wegen eventueller umsatzsteuerrechtlicher Auswirkungen auf die Projektfinanzierung ist es zwingend erforderlich, das bereits bei der Auftragskalkulation zu berücksichtigen.
Das gilt selbst dann, wenn „nur“ Veranstaltungsbeiträge erhoben werden.

Für Betriebe gewerblicher Art sind regelmäßig Jahresabschlüsse zu erstellen und Steuererklärungen abzugeben.

Gemeinkosten

Im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung wird regelmäßig auch die allgemeine Universitätsinfrastruktur, wie Verwaltung, Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement, Universitätsbibliothek, beansprucht. Haushaltsrechtlich sind die Kosten dieser Inanspruchnahme aus den Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen zu decken. Die Universitätsleitung hat mit Beschluss vom 12.7.2010 eine (inneruniversitäre) Gemeinkostenpauschale in Höhe von 12 % auf die Nettorechnungsbeträge festgelegt. Die Pauschale führt deshalb zu einer Kürzung der zur Verfügung stehenden Mittel, es sei denn, die Auftragskalkulation lässt sich entsprechend anpassen.

Bestimmungen

• EU-rechtliche Bestimmungen zur Trennungsrechnung
• Rundschreiben zur Preisgestaltung
• Vollzugshinweise zur Werbung am Campus