Finanzabteilung
Aufgaben
Die Finanzabteilung betreut die Mitglieder der Universität in dienstlichen finanziellen Angelegenheiten.
Sie plant, vollzieht und überwacht sowohl den Staatlichen Sach- und Investitionshaushalt als auch den Körperschaftshaushalt. Sie stellt Anträge zu staatlichen Sonderprogrammen und -Finanzierungen und vergibt alle Liefer- und Dienstleistungsaufträge.
Die verschiedenen Aufgabenbereiche werden von fünf Referaten betreut:
- Referat VII/1 - Finanz- und Personalcontrolling
- Referat VII/2 - Haushalt (Staatlicher und Körperschaftshaushalt)
- Referat VII/3 - Forschungsmittel
- Referat VII/4 - Steuern und wirtschaftliche Betätigungen
- Referat VII/5.1 - Beschaffung
- Referat VII/5.2 - IT-Einkauf
Dienste
Soweit Sie dienstliche Drucke bzw. Kopien über die von der Firma Kopierzentrum Passau GmbH betriebenen Campusdrucker bzw. die Kopierzentrale fertigen, rechnen wir die entstandenen Kosten ab. Mittels Servicekarte des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz verwalten wir die Nutzerberechtigung für die Campusdrucker.
Die Referate Beschaffung und IT-Einkauf vergeben alle Liefer- und Dienstleistungsverträge, z. B. für Büromaterial, Möbel und Werbeartikel, sowie Werk- und Dozierendenverträge und alle IT-relevanten Beschaffungen. Ausgenommen sind Literatur (zuständig ist die Universitätsbibliothek). Wir inventarisieren die erworbenen Gegenstände, bearbeiten den Verlust und kümmern uns um nicht mehr benötigte Gegenstände.
Wir (Referat VII/5.1) betreuen auch den mit der Kopierzentrum Passau GmbH über den Betrieb von Druck- und Kopiersystemen an der Universität Passau geschlossenen Vertrag.
Drucken und Kopieren geschieht danach u. a. in der vom Vertragspartner eingerichteten Kopierzentrale sowie mit in den Universitätsgebäuden aufgestellen vernetzten Campusdruckern. Wir kümmern uns auch darum, dass die Geräte bedarfsorientiert aufgestellt werden.
Wir sind Ihnen gerne behilfreich, wenn Sie aufgrund einer Dienstreisegenehmigung ein Fahrzeug anmieten dürfen. Im Falle eines Dienstgangs bedarf die Anmietung stets unserer Zustimmung.
Neben der Planung und dem Vollzug der Ansätze des Staatlichen Haushalts, der Drittmittel (Forschungsmittel und Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen), der Mittel der Studierendenvertretung und der Studienzuschüsse verwalten wir auch die Budgets, die den Lehrstühlen/Professuren etc. für Zwecke der wissenschaftlichen Lehre und Forschung zur Verfügung stehen.
Wir fordern bzw. nehmen alle Gelder an, verbuchen diese und überwachen den Zahlungsverkehr.
Wenn Sie allgemeinnützige begutachtete Forschung betreiben wollen, wie z. B. DFG-, EU- oder Bundesprojekte, berechnen wir zusammen mit der Abteilung Forschungsförderung die antragsfähigen Forschungsmittel.
Die Projektbetreuung umfasst die Erstellung von Mittelabrufen, rechnerischen Verwendungsnachweisen, Verwaltung von Programm- bzw. Projektpauschalen und Vorbereitung der Unterlagen und Teilnahme an Rechnungsprüfungen durch die Geldgeber.
Bitte beachten Sie: Zuwendungsbestätigungen (Spenden) dürfen nur von uns ausgestellt werden.
Im Bereich der wirtschaftlichen Betätigungen, d. h. bei Forschungs- und Entwicklungsaufträgen, Beratungstätigkeiten, Werbung etc., sind wir bei der EU-rechtlich erforderlichen Auftragskalkulation behilflich. Zusammen mit dem Referat Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Technologietransfer bereiten wir Verträge mit Geschäftspartnern vor und erledigen steuerrechtliche Angelegenheiten.
Der Erwerb von Mitgliedschaften ist an sehr enge haushaltsrechtliche Voraussetzungen gebunden. Die Mitgliedschaft selbst darf nur durch die Universitätsleitung oder nach deren vorheriger Zustimmung eingegangen werden. Wir bereiten die Beitrittserklärung vor.
Wir beraten Sie in Fragen von Repräsentationsaufwendungen – Pausenverpflegung, Bewirtung und Geschenke – und sind behilflich bei der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen für Veranstaltungen mit Repräsentationsaufwendungen.
Wenn Sie geldannahmeberechtigt sind und Skripten verkaufen oder Tagungsbeiträge etc. annehmen, können Sie die Gelder bei der Zahlstelle einzahlen. Die Zahlstelle erstattet u. a. verauslagte Kleinbeträge, gegebenenfalls auch Reisekosten und/oder Honorare an ausländische Gäste
Die Finanzabteilung vollzieht Zuschüsse für Exkursionen und wissenschaftliche Veranstaltungen sowie die Mittelvergabe zum Zwecke der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und für das Programm zur Steigerung von Drittmitteleinwerbungen (Forschungspool).
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