Ausfüllhinweise zum Formular "Materialanforderung"

Bitte verwenden Sie für alle IT-Beschaffungsanträge und Anfragen zu Hardware, Software sowie EDV-Artikeln und IT-Verbrauchsmaterialien das Formular zur Materialanforderung und senden Sie das unterschriebene Formular per Hauspost an den IT-Einkauf.

Bitte geben Sie im Formular Materialanforderung den Kostenträger (Kostenstelle, Projekt etc.) an, damit die Bestellung weiterbearbeitet werden kann. Das Fehlen dieser Information kann zu Verzögerungen im Bestellvorgang führen, da ohne Angabe einer Finanzierungsquelle eine Beschaffung nicht getätigt werden darf. Die Materialanforderung ist vom Kostenstellenverantwortlichen zu unterschreiben.

Die IT-Beschaffungen werden grundsätzlich nach den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 BayHO) durchgeführt. Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind (Art. 34 BayHO). Deshalb ist in der Materialanforderung stets die dienstliche Notwendigkeit zu begründen. Ferner ist bei der expliziten Nennung von Marken- bzw. Produktnamen darauf zu achten, die Begründung hinsichtlich der Auswahl des benannten Produkts zu differenzieren, insbesondere im Hinblick auf vergleichbare Produkte anderer Hersteller mit potentiell günstigeren preislichen Konditionen. Beschaffungen ohne ausreichende Begründung können nicht getätigt werden.

Für Ersatz- und Zubehörbeschaffungen von IT-Geräten geben Sie bitte – falls vorhanden – die Gerätenummer des zu ersetzenden bzw. aufzurüstenden Gerätes im Formular an. Die Gerätenummer befindet sich in der Regel auf der Rück- oder Unterseite des jeweiligen Gerätes.

Die Gerätenummer erkennen Sie wie folgt:

• Bei PCs und Notebooks beginnt diese mit dem Präfix 11 und ist insgesamt 6 Ziffern lang
• Bei Drucker und Scanner beginnt diese mit 6 und ist 5 Ziffern lang
• Bei Monitoren beginnt diese mit 4 und ist 5 Ziffern lang.

Für Softwarebeschaffungen ist die Angabe der Gerätenummer zur Lizenzverwaltung notwendig.