Repräsentationsaufwendungen

Repräsentationsaufwendungen werden von der Öffentlichkeit kritisch betrachtet und unterliegen regelmäßig der staatlichen Rechnungsprüfung. Werden für solche Zwecke Drittmittel bestimmungswidrig verwendet, kann es wenigstens zu Mittelrückforderungen kommen. Repräsentationsaufwendungen sind darüber hinaus steuerrechtlich besonders zu würdigen.

Nicht zuletzt deshalb hat die Universitätsleitung am 30.04.2012 Richtlinien erlassen, die den Umgang mit derartigen Aufwendungen erleichtern sollen. Sie sollen auch für Klarheit bei Finanzierungsfragen von Repräsentation anlässlich von Veranstaltungen sorgen. Wesentlicher Inhalt dieser Richtlinien ist:

Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten bestehen aus einer Pausenverpflegung mit Getränken, Gebäck etc. anlässlich von Besprechungen und/oder aus einem Imbiss, wenn die Veranstaltungsdauer über die gewöhnliche Arbeitszeit deutlich hinaus geht. Die Anzahl der externen Gäste muss bei diesen Veranstaltungen nicht überwiegen. Aufmerksamkeiten können an Gäste und Universitätsmitglieder gegeben werden, wie sie im allgemeinen Behördenbetrieb üblich sind.
Üblich sind Aufwendungen, wenn sie pro Vormittags- und/oder Nachmittagspause 4,50 €/Person, beim Imbiss 8 €/Person nicht übersteigen.
Die Pausenverpflegung kann sowohl aus Drittmitteln als auch aus Mitteln für die wissenschaftliche Lehre und Forschung finanziert werden.

Ausnahme: Nicht zulässig sind Aufmerksamkeiten bei rein internen Veranstaltungen (z. B. Lehrstuhl- bzw. Abteilungsbesprechungen).

Bewirtung

Unter Bewirtung ist ein Essen anlässlich von Einladungen mit Gästen zu verstehen.

Bei wissenschaftlichen Veranstaltungen kann Bewirtung nur finanziert werden aus:

• erhobenen Teilnehmerbeiträgen
• Spenden und Forschungsmitteln, soweit sie auch für den Bewirtungsanlass gegeben und nicht spendenbescheinigt werden.

Soweit Gäste auf ein zustehendes Honorar (z. B. für einen Gastvortrag) verzichten oder bei Einladungen mit unmittelbarem Bezug zu einem bestehenden bzw. geplanten Forschungs- und/oder Entwicklungsauftrag, sind Mittel aus wirtschaftlichen Betätigungen verwendbar.

Bitte beachten Sie, dass das Rahmenprogramm in jedem Fall aus speziell erhobenen Teilnehmerbeiträgen zu finanzieren ist.

Für Bewirtungsausgaben gilt u. a. im Allgemeinen:

• die Wirkung muss nach Außen gerichtet sein (Anzahl der auswärtigen Gäste sollte bei einer Veranstaltung überwiegen);
• der dienstliche Zweck der Veranstaltung bzw. der Ausgabe muss gewährleistet bzw. begründet sein;
• dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist durch eine Abgrenzung des Personenkreises, durch eine geeignete Wahl der Veranstaltungsstätte sowie durch Festlegung des Ablaufs maßgeblich Rechnung zu tragen.

Nicht erstattungsfähig sind u. a. Kosten für:

• die Bewirtung von Gastvortragenden/Referenten zusätzlich zum Honorar bzw. zu gewährten Verpflegungsmehraufwendungen;
• die Bewirtung bei internen Arbeitstagungen bzw. -besprechungen einer Organisationseinheit (z. B. Lehrstuhl)
• Trinkgelder

Die Höhe der erstattungsfähigen Bewirtungsausgaben im Rahmen von speziellen Einladungen bzw. bei Honorarverzicht beträgt grundsätzlich bis zu 35 € pro Person und Tag.

Bei wissenschaftlichen Veranstaltungen kann Bewirtung nach reisekostenrechtlichen Sätzen gewährt werden (siehe Veranstaltungspool).

Die Ausgaben müssen Sie mittels Belege nachweisen. Die erforderlichen Nachweise müssen bestimmte Informationen enthalten, die Richtigkeit der Belege ist vom Einladenden durch Unterschrift zu bestätigen.

Geschenke

Unter Geschenke fallen universitätsspezifische Gast- und Werbegeschenke im Rahmen des Austausches mit anderen Einrichtungen oder Universitäten und sind bis zu einem Höchstbetrag von 35 € pro Person zulässig.

Kalkulationserfordernis bei Veranstaltungen mit Repräsentation

Soweit Maßnahmen im Zusammenhang mit Repräsentation geplant sind, muss dem Haushaltsreferat (VII/2) rechtzeitig vor Beginn ein Kosten- und Finanzierungsplan vorgelegt werden. Verträge/Vereinbarungen mit Geldgebern schließt die Universitätsleitung. Verträge werden bei Forschungsmitteln durch das Referat VII/3 (Forschungsmittel) oder bei Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen durch das Referat III/3 (Forschungs- und Technologietransfer) vorbereitet.

Einzelfallbeschreibungen

Einzelfallbeschreibungen zu den Repräsentationsaufwendungen finden Sie in der Anlage zu den Repräsentationsrichtlinien.

• Vorlage eines Kosten- und Finanzierungsplans für Veranstaltungen mit nicht ausschließlich aus staatlichen Mitteln finanzierten Repräsentationsaufwendungen 
  Elfriede Kronawitter, Tel. 1227

• Fragen zur Zulässigkeit von Repräsentationsausgaben und deren Finanzierung aus
• Lehrstuhlmitteln (Titelgruppe 73 - nur bei Pausenverpflegung möglich)
  Birgit Stümpfl, Tel. 1220, Katja Scholz, Tel. 1219
• Forschungsmitteln und Spenden
  Susanne Bibelriether, Tel. 1221
• Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen (Forschungs- und Entwicklungsaufträge etc.)
  Elfriede Kronawitter, Tel. 1227
• Unterstützung bei Planung und Hilfe bei der Veranstaltungsorganisation mit Repräsentation
  Ulrike Holzapfel, Tel. 1440

Bestimmungen

Repräsentationsrichtlinien
Einkauf von Pausenverpflegung