Studierendenservice & Studienoptimierung

Regelmäßige Befragungen zur Qualitätseinschätzung seitens der Studierenden sowie der Absolventinnen und Absolventen zeigen, dass den Studierenden auch im Bereich Service eine exzellente Universität sehr wichtig ist. Die Zufriedenheitswerte im Vergleich zu anderen Universitäten, aber auch absolut, sind in den letzten Jahren insbesondere durch den Einsatz der Studienbeiträge deutlich gestiegen. Die Herausforderung der Erst-Akkreditierung von Studiengängen, die an der Universität Passau als eine der ersten deutschlandweit Ende 2011 fast vollständig abgeschlossen sein wird, konnte Dank der Studienbeiträge zügig und erfolgreich umgesetzt werden.

	Stelle	Aufgabe	Kosten
			475.000 €
1	Informatiker	Online-Einschreibungen und Rückmeldung
0,5	Mitarbeiterin	Beschleunigung von Akkreditierungen
0,5	Betriebswirt/in
0.5	gD
2	hD/gD	Akademisches Auslandsamt
1	gD	Career Service
1	mD	Career Service
1	mD	Prüfungssekretariat
1,5	eD	Studierendensekretariat
		Gesamtkosten für jene Stellen	440.000 €
		8 % Gemeinkosten	35.000 €

eD = einfacher Dienst; mD = mittlerer Dienst; gD = gehobener Dienst; WM = Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in

IT-Verwaltung: Online-Einschreibung

In der IT-Verwaltung wird die Stelle eines Informatikers aus Studienbeiträgen finanziert, um den Studierendenservice zu optimieren.

Anteil der Finanzierung aus Studienbeiträgen
100 % Studienbeiträge

Vor der Einführung von Studienbeiträgen

Im Bereich des Studierendensekretariats war vor Einführung dieser Stelle die Bewerbung für das Studium und die Einschreibung ein papiergestütztes Verfahren. Die Studierenden mussten Formulare downloaden, handschriftlich ausfüllen und per Post zuschicken oder persönlich einreichen.

Projektziele

Die Aufgabe bestand nun darin, zusammen mit dem Studierendensekretariat ein Online-Verfahren zu entwickeln, das diese Prozesse medienbruchfrei unterstützt und den Service für Studierende deutlich erhöht.

In einer ersten Phase war die Definition der notwendigen Daten, der Ablauf des Online-Verfahrens und die Steuerung des internen Datenmanagements erforderlich. Außerdem wurde auf technischer Seite eine Test- sowie Produktivumgebung aufgebaut. Im nächsten Schritt waren die Studiengänge sowie die zulässigen Fachkombinationen zu definieren. Dabei waren wieder bestimmte Zulassungskriterien zu implementieren.

Wesentliches Augenmerk wurde darauf gelegt, dass das Online-Verfahren einfach zu bedienen ist und Hilfestellungen das korrekte Ausfüllen erleichtern. Der Studierende kann sich den aktuellen Bearbeitungsstand anzeigen lassen und wird über fehlende Unterlagen informiert.

Auswirkungen für die Studienbedingungen

Im Sommersemester 2008 wurde das Online-Bewerbungsverfahren mit dem Studiengang B.A. Governance and Public Policy – Staatswissenschaften und die Online-Einschreibung mit den Studiengängen B.A. Internet Computing, B.A. Sprache und Text, B.A. Realschule, Lehramt an Realschulen und Lehramt an Gymnasium sehr erfolgreich begonnen. Die Akzeptanz der Online-Verfahren war sehr erfreulich. der notwendige Support noch sehr gering.

Weitere Studiengänge wurden auf der Onlineplattform realisiert. Gleichzeitig stieg aber auch der Anpassungsbedarf durch Änderungen in den Studiengängen. Mit Ausweitung der Online-Bewerbung und Online-Einschreibung auf alle Studiengänge stieg der Aufwand für den Support erheblich. Zusätzlich mussten in der Folgezeit die neu eingeführten Masterstudiengänge in das System eingepflegt werden. Als weitere Daueraufgabe müssen die Hard- und Software aktuell gehalten werden.

Die hervorragende Akzeptanz des Verfahrens zeigt, dass damit für die Studienbewerber ein sinnvolles und zeitgemäßes Instrument eingeführt wurde.

Ausblick

Im Verantwortungsbereich des Akademischen Auslandsamtes wurde damit begonnen, eine Software aufzubauen, die die Durchführung und Organisation von Auslandssemestern unterstützt. Derzeit werden die Outgoings (Deutsche Studierende, die ins Ausland gehen wollen) mit dem System verwaltet. Der Antragsprozess sowie der weitere Ablauf sind bisher papiergebunden. Zukünftig sollen sich Studierende für einen Auslandsaufenthalt an Partnerhochschulen online bewerben können.

Gleichzeitig werden in dem System Informationen über die Partnerhochschulen gepflegt. Der Career Service nutzt die Software zur Verwaltung und Betreuung von Studierenden, die mit ERASMUS ein Praktikum im Ausland absolvieren. Die Online-Funktionalität in den Bereichen Auslandssemester und Auslandspraktikum soll in nächster Zeit noch deutlich ausgebaut werden.