Informationen zur Reisekostenvergütung

Eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise muss vor Reiseantritt von der Reisekostenstelle VIII/4 genehmigt sein. Der Antrag soll mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt eingereicht werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist ausnahmsweise zulässig, wenn sie vor der Abreise nicht mehr eingeholt werden konnte.

Reisende müssen sicherstellen, dass die Genehmigung vor Reiseantritt erteilt wurde. Sollte noch keine Genehmigung vorliegen, bitten wir vor Reiseantritt dringend um Kontaktaufnahme mit den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern.

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von einem halben Jahr schriftlich oder elektronisch zu beantragen (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise; wenn die Dienstreise nicht angetreten wird, mit Ablauf des Tages, an dem den Dienstreisenden bekannt wird, dass die Dienstreise nicht ausgeführt wird. Auch eventuell gezahlte Abschläge müssen bei Fristversäumnis in voller Höhe zurückgezahlt werden.

Wird eine Dienstreise aus privaten Gründen verlängert, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Die private Verlängerung darf nicht zu einer Erhöhung der Kosten der Dienstreise führen. Bei Flugreisen ist der Reisekostenabrechnung ein Preisvergleich der Zug-/ und Flugkosten für den Zeitraum der Dienstreise beizufügen.

Fahrpreisermäßigungen sind zu nutzen (z. B. Deutschlandticket, Bayern-Ticket, BahnCard-Preis, Sparpreis). DB-Fahrkarten können im Rahmen des Geschäftskundenprogramms der Deutschen Bahn im Internet bzw. am Schalter (BMIS-Nr. 7200266) gekauft werden. Der Geschäftskundenrabatt (= 5 %) wird auf alle DB-Tickets zum Flexpreis-Business gewährt und kann mit den „BahnCard Business-Rabatten“ kombiniert werden. Antrag auf Einrichtung eines Benutzerkontos beim Geschäftskundenprogramm

Eine bereits vorhandene reguläre private BahnCard ist zu verwenden. Bei vielen Bahnfahrten, die dienstlich bedingt sind, ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen. Die Kosten für eine reguläre BahnCard sind nicht erstattungsfähig. Bei Vorhandensein einer BahnCard 100 werden keine fiktiven Fahrtkosten für die Strecke Dienstort – Geschäftsort – Dienstort erstattet.

Ein privat beschafftes Deutschlandticket kann nicht – auch nicht anteilig – erstattet werden und ist dienstlich mit zu nutzen. Eine Erstattung ist nur möglich, wenn eine vorherige Genehmigung durch die Dienststelle vorliegt. Das Abonnement des Deutschlandtickets ist monatlich zum 10. eines Monats zum Ende des Kalendermonats kündbar. Für die rechtzeitige Kündigung ist die Inhaberin oder der Inhaber selbst verantwortlich.

Bei Reisen mit dem Privat-Pkw wird bei Vorliegen triftiger Gründe (Darlegung im Antrag) eine Wegstreckenentschädigung von 0,40 €/km gezahlt. Ansonsten sind es 0,25 €/km. Mit der Anerkennung triftiger Gründe entsteht eine zu Gunsten des Reisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung ohne Selbstbeteiligung. Im Rahmen dieser Versicherung besteht außerdem die Möglichkeit, eine sogenannte Rabattverlustversicherung gegen das Risiko eines Rückstufungsschadens in der Haftpflichtversicherung mit jährlicher Laufzeit abzuschließen. Jedoch sind Leistungen aus einer privaten Teil- oder Vollkaskoversicherung vorrangig gegenüber der dienstlichen Versicherung. Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind direkt bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold geltend zu machen. Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formulare finden Sie auf der Webseite des Landesamtes für Finanzen: https://www.lff.bayern.de/themen/dienstunfallsachschaden/sachschadenersatz/.

Wird ein privates Kfz ohne triftigen Grund benutzt, ist der Ersatz von Sachschäden ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Versicherungsschutz.

Aufgrund der Bayerischen Klimaschutzoffensive sind Flugreisen zu vermeiden und es ist bevorzugt auf andere, umweltverträglichere Verkehrsmittel auszuweichen. Die Flugzeugbenutzung bei Reisen innerhalb Deutschlands ist daher immer zu begründen. Business-Class-Flüge innerhalb Europas sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Beim Taxi oder Mietwagen handelt es sich nicht um regelmäßig verkehrende Verkehrsmittel, wodurch die Benutzung gesondert begründet werden muss. Die Gründe sind in der Reisekostenabrechnung darzulegen und pflichtgemäß zu versichern. Ohne Vorlage von (triftigen) Gründen ist eine Erstattung nicht möglich.

Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn:

• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können
• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe (zum Beispiel unverschuldete Verspätung, notwendiges dienstliches oder angemessenes privates Gepäck ab 10 kg, sperriges dienstliches Gepäck)
• unzumutbarer Fußweg in der Regel über 1 km, Art des Weges
• in Ausnahmefällen zwingende persönliche Gründe (zum Beispiel Alter, Gesundheitszustand)

Ortsunkundigkeit allein ist kein triftiger Grund.

Hotelrechnungen müssen als Rechnungsempfänger die Universität Passau aufweisen. Zum einen kann dies reisekostenrechtliche Auswirkungen haben (Berücksichtigung höherer tatsächlicher Kosten für das Frühstück bei Arbeitgeberveranlassung). Zum anderen haben mehrere Städte Übernachtungssteuern oder Kulturförderabgaben eingeführt, die bei dienstlichen Übernachtungen nicht anfallen. Auch aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften bitten wir Sie dies zu beachten. Bereits vor der Anreise ist daher eine Nachfrage beim Hotel, welche Formulare zur Bestätigung der Arbeitgeberveranlassung benötigt werden, sinnvoll. Da durch die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung der Anfall der Steuer bzw. Abgabe vermieden werden kann, handelt es sich bei diesen Zuschlägen nicht um notwendige Aufwendungen im Sinne des BayRKG. Eine Erstattung ist daher nicht möglich.

Universität Passau
(ggfls. Einrichtung)
Innstraße 41
94032 Passau

Übersteigen die Übernachtungskosten die jeweiligen Höchstbeträge, ist deren Notwendigkeit in der Reisekostenabrechnung plausibel zu begründen und gegenenfalls mit Nachweisen (wie Screenshots) zu belegen. Ohne Begründung wird pauschal der Höchstsatz erstattet.

Die Hotellisten des Freistaats Bayern sind nur im Intranet verfügbar.

Aktuelle Übersicht Auslandstagegelder und Übernachtungshöchstbeträge

Nebenkosten sind Auslagen, die ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäfts zusammenhängen und notwendig sind, um das Dienstgeschäft überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen ausführen zu können.

Parkkosten sind erstattungsfähig, wenn Dienstkraftfahrzeuge oder privateigene Kraftfahrzeuge aus triftigen Gründen genutzt werden. Bitte beachten Sie die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und buchen bei Möglichkeit die wirtschaftlichste Option (z.B. Parkplatz im Economy Segment am Flughafen München).