Datenschutzerklärung
Informationspflichten des Verantwortlichen nach Art. 13 und 14 DSGVO
A. Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft im Neuburger Gesprächskreis.
Die Verarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Übermitteln, Ordnen und Löschen der entsprechenden Daten
B. Verarbeitung im Zusammenhang mit Veranstaltungen des Neuburger Gesprächskreis.
Die Verarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Ordnen und Löschen der entsprechenden Daten. Zur Verarbeitung kann außerdem gehören, dass eine Teilnehmerliste ausgelegt wird.
Verantwortlich für die Verarbeitung ist:
Neuburger Gesprächskreis Wissenschaft und Praxis an der Universität Passau e.V.
Gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB:
Geschäftsführer Dr. Achim Dilling
Innstraße 41
94032 Passau
Telefon: 0851/509-1010
E-Mail: neuburger-gespraechskreis@uni-passau.de
Geschäftsführer Dr. Achim Dilling
Innstraße 41
94032 Passau
Telefon: 0851/509-1010
E-Mail: neuburger-gespraechskreis@uni-passau.de
A. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung für Mitgliedschaftsverhältnisse
Die personenbezogenen Daten von Mitgliedern des Neuburger Gesprächskreises und Antragsstellern werden für die Begründung oder Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug usw.). Dies umfasst insbesondere § 2 der Satzung des Neuburger Gesprächskreis und die darin genannten Zwecke: Kommunikation; Veranstaltungen; Weiterbildungsangebote; Erhebung Einziehung und Abrechnung von Beiträgen, Honoraren und Teilnahmegebühren; sowie Auszahlung von Unterstützung und Forschungsgeldern und insbesondere die Netzwerkbildung und den Netzwerkausbau unter den Mitgliedern und zwischen Mitgliedern und der Professorenschaft (§2 Abs. 1 Punkt 5. der Vereinssatzung)
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein.
Werden personenbezogene Daten zu Zwecken der Netzwerkbildung und des Netzwerkausbaus erhoben, insbesondere durch die regelmäßige Verteilung der Mitgliederliste unter allen Mitgliedern erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund der Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i. V. m. Artikel 7 DSGVO.
Neuburger Gesprächskreis verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
Mitgliedschaft als Privatperson:
• Titel, Name, Vorname
• Unternehmen bzw. Institution
• Position
• Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, sonstige Kennung bei elektronischen Diensten)
• Status als Absolventin bzw. Absolvent der Universität Passau
• Beginn (und ggf. Ende) der Mitgliedschaft
• Höhe des Mitgliedsbeitrags
• Bankverbindung (im Fall der Lastschriftermächtigung)
• Wunsch über Erhalt einer Zuwendungsbestätigung (ehemals „Spendenbescheinigung“)
Mitgliedschaft als Unternehmen/Institution:
• Name Unternehmen bzw. Institution
• Gesetzlicher Vertreter bzw. Vertreterin (Titel, Name, Position)
• Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, sonstige Kennung bei elektronischen Diensten)
• Vertreter bzw. Vertreterin im Neuburger Gesprächskreis (Titel, Name, Vorname, Position Kontaktdaten, Status als Absolvent bzw. Absolventin der Universität Passau)
• Beginn (und ggf. Ende) der Mitgliedschaft
• Höhe des Mitgliedsbeitrags • Bankverbindung (im Fall der Lastschriftermächtigung)
• Wunsch über Erhalt einer Zuwendungsbestätigung (ehemals „Spendenbescheinigung“)
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
• Verwaltung der Universität Passau
• Banken
• Auftragsverarbeiter (Agenturen, Druckereien, Postversand-Dienstleister, IT-Dienstleister der Universität Passau)
Übermittlung Ihrer Daten:
Eine Übermittlung Ihrer Daten findet nur soweit statt, als dies
• zu Abrechnungszwecken
• zur Aufrechterhaltung der elektronischen Dienste (IT-Provider)
• zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (Aufbewahrungspflichten, Meldepflichten) notwendig ist.
Eine weitere Übermittlung an Dritte findet nur mit der Einwilligung der betroffenen Mitglieder statt.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland:
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten ist in ein Drittland nicht vorgesehen. Sollte dies jedoch der Fall sein, so wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt.
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, besondere Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, jedoch kann ohne die Bereitstellung die Mitgliedschaft nicht erfolgen.
B. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung für Veranstaltungen
Die personenbezogenen Daten werden zur Durchführung von Veranstaltungen verarbeitet.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Zweck der Mitgliedschaft im Neuburger Gesprächskreis ist auch die Netzwerkbildung und den Netzwerkausbau unter den Mitgliedern und zwischen Mitgliedern und der Professorenschaft. Dafür sind unsere Veranstaltungen von zentraler Bedeutung. Sollte die Verarbeitung nicht aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags stattfinden, erfolgt sie auffgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei in der Durchführung der Veranstaltung. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist oder aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i. V. m. Artikel 7 DSGVO.
Neuburger Gesprächskreis verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
• Titel, Vorname, Nachname
• Unternehmen/Institution
• Position
• E-Mail-Adresse
• Selbstbeschreibung
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht weitergegeben.
Übermittlung Ihrer Daten:
Eine Übermittlung Ihrer Daten findet nur insoweit statt, als dies
• zu Veranstaltungszecken
• zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (Aufbewahrungspflichten, Meldepflichten)
notwendig ist.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland:
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten ist in ein Drittland nicht vorgesehen. Sollte dies jedoch der Fall sein, so wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt.
Ihre Daten werden von uns nur so lange und in dem Umfang aufbewahrt, als dies zum Zweck erforderlich ist bzw. bis zum Erlöschen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen.
Wir verwenden Zoom im Rahmen unserer digitalen Veranstaltungen. Wenn wir ein Zoom-Meeting aufzeichnen wollen, werden wir ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen.
Zweck der Verarbeitung: Nutzung von Zoom als Lösung zur Durchführung digitaler Veranstaltungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f); das berechtigte Interesse besteht in der effektiven Durchführung der Veranstaltung.
Empfänger von Daten: Der Anbieter von „Zoom“ erhält Kenntnis von personenbezogenen Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitung mit Zoom vorgesehen ist.
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EUStandardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Wir Löschen die Daten so bald kein Erfordernis mehr für ihre Speicherung besteht. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
C. Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutzgrundverordnung insbesondere folgende Rechte:
• Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Übertragbarkeit der gespeicherten Daten (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Wenn die Daten auf Grund Ihrer Einwilligung erhoben werden, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Betroffenen beruht, wird der Betroffene hiermit darüber aufgeklärt, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann und die Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig bleibt.
Des Weiteren steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. (Art. 77 DSGVO)
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18,
91522 Ansbach
Postfach 1349,
91504 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
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