DAAD: betreut das Akademische Auslandsamt
vhb: betreut seit dem Sommersemester 2024 der Bereich "Zukunft: Karriere und Kompetenzen" (ZKK)
Wir beraten und unterstützen Sie gern bei Ihrer Antragstellung - von Ihrer ersten Projektidee über die Auswahl der passenden Fördermöglichkeiten bis hin zur Konzeption Ihres Antrags oder ausgewählter Teile (u. a. Finanzplan, Arbeitsprogramm) und der Einreichung Ihres Antrags. Aufgrund unserer Erfahrungswerte können wir Ihnen beispielsweise Tipps für die vom Drittmittelgeber oft verbindlich vorgeschriebenen Formalia Ihrer Unterlagen und häufige Stolperfallen geben. Wir stimmen uns zudem eng mit den Kolleginnen in der Finanz- und in der Personalabteilung ab.
Koordination des Antragsverfahrens und internes Schnittstellenmanagement: Wir begleiten und koordinieren Ihre Antragstellung und stimmen beispielsweise zusätzliche Unterlagen der Universitätsleitung mit Ihnen ab, wie etwa Unterstützungsschreiben, Erklärungen und Beschlussvorlagen.
Dabei fungieren wir als interne Schnittstelle und arbeiten insbesondere eng mit den Referaten Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Transfer und Forschungsmittel zusammen. Letzteres unterstützt das Antragsverfahren und die Projektdurchführung mit Blick auf die finanzielle Ausstattung und Abwicklung der Drittmittel. Das Referat Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Transfer berät Sie bei rechtlichen Fragen und stimmt Vertragsangelegenheiten ab.
Informationsveranstaltungen zur Entwicklung von Anträgen finden mindestens einmal jährlich statt, derzeit mit einem Fokus auf DFG und / oder Bundesministerien.
Wir erweitern unser Angebot kontinuierlich und nehmen Ihre Anregungen gern auf!
Blockseminar: Einen DFG-Antrag und Finanzplan entwickeln
Einen DFG-Antrag entwickeln – häufige Fragen und Stolperfallen
Eine Veranstaltung für den wissenschaftlichen Nachwuchs (Teil 1)
Einen DFG-Finanzplan entwickeln – häufige Fragen und Stolperfallen
Eine Veranstaltung für den wissenschaftlichen Nachwuchs (Teil 2)
Antragsstellung bei den Bundesministerien – häufige Fragen und Stolperfallen zu Formalia und Finanzen (Bekanntmachung – Finanzplan – easy-Online)
Weitere Veranstaltungen finden Sie auf den Seiten des Graduiertenzentrums und des Referats IV/1 - Transfer und Gründungsförderung
Im Folgenden haben wir Informationen zu häufigen Fragen, internen Richtlinien und Verwaltungvorgängen bei Drittmittelförderungen zusammengestellt, die fortlaufend ergänzt werden.
Wenn ein Antrag im Namen der Universität Passau gestellt wird oder Sie für den Antrag eine rechtsgültige Unterschrift der Präsidentin bzw. des Präsidenten benötigen, binden Sie bitte das Referat III/2 rechtzeitig vor dem Abgabetermin ein - gemäß Verfahren (nur im Intranet abrufbar) der Universität Passau für Drittmittelanträge und Forschungsprojekte. Eine kurze E-Mail oder telefonische Vorab-Info zum geplanten Antrag reichen uns in der Regel aus.
Dies gilt vor allem für Anträge bei den Bundesministerien in Stufe 2, da hier stets eine rechtsverbindliche Unterschrift der Präsidentin bzw. des Präsidenten erforderlich ist, die intern vorbereitet werden muss, u. a. Prüfung der Finanzdaten und der rechtlichen Aspekte Ihres Forschungsvorhabens.
Alle Anträge, bei denen Sie als Wissenschaftlerin oder Wissenschaftler selbst antragsberechtigt sind, müssen der Universitätsleitung spätestens bei Antragsabgabe bitte kurz angezeigt werden. Dies gilt vor allem für Anträge bei der DFG, den bayerischen Staatsministerien, allen Stiftungen sowie in Stufe 1 bei den Bundesministerien.
Wir empfehlen, dass Sie uns allgemein frühzeitig in die Antragstellung einbinden. Dadurch können vorab die bestmöglichen Bedingungen für die Durchführung Ihres Projekts sichergestellt werden. Erfahrungsgemäß lassen sich zudem formale Unstimmigkeiten in den Dokumenten, die eine Drittmittelförderung mitunter verzögern oder gar beeinträchtigen, oft vermeiden, wenn wir eine Vorversion Ihres Antrags kennen und Ihnen hierzu ein Feedback geben können.
Verträge kann nur die Universitätsleitung abschließen. Gleiches gilt für die Unterzeichnung von Unterstützungserklärungen, Vertraulichkeits- und Kooperationsvereinbarungen.
Für den Abschluss von Verträgen muss die Projektleitung eine Erklärung zum Forschungs- und/der Entwicklungsvorhaben (FEV-Erklärung) unterzeichnen.
Das Vorgehen basiert auf den Bayerischen Drittmittelrichtlinien und gemäß des internen Verfahrens der Universität Passau bei Drittmittelprojekten.
Promovierte Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler benötigen für Drittmittelprojekte, bei denen sie die Projektleitung übernehmen möchten, ein Bestätigungsschreiben der Dekanin oder des Dekans. Der formale Akt beruht auf Art. 72 Abs. 2 Satz 5 des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetzes (BayHIG). Häufig ist zudem eine Erklärung der Universitätsleitung erforderlich, die dem Drittmittelgeber die Unterstützung für Ihr Projekt bestätigt. Entsprechende Musterschreiben stellen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Für Informationen und Beratung beim Aufsetzen von Verträgen und bei Vertragsverhandlungen wenden Sie sich bitte an das Referat V/1 - Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Transfer.
Falls Sie eine Interessensbekundung, einen Letter of Intent oder ein Unterstützungsschreiben der Universitätsleitung für Ihren Antrag benötigen, kontaktieren Sie uns im Ref. III/2. Wir stellen Ihnen gern Textvorlagen und Formulierungsvorschläge zur Verfügung, und holen die rechtsverbindliche Unterschrift des Schreibens für Sie ein.
Die Bewilligung kann nur von der Universitätsleitung rechtsverbindlich angenommen werden.
Für die Annahme der Bewilligung ist es erforderlich, dass die Projektleiterin oder der Projektleiter eine Erklärung zum Forschungs- und/oder Entwicklungsvorhaben (FEV-Erklärung) unterzeichnet und der Abteilung III/2 einreicht. Vorher kann beispielsweise keine Kostenstelle für die Abrechnung Ihres Projektes eingerichtet werden.
Intern wird empfohlen, dass zusätzlich auch Projektbeteiligte (studentische Hilfskräfte, wissenschaftliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen etc.) eine Verpflichtungserklärung (Projektbeteiligte) unterzeichnen.
Sobald die Universitätsleitung die Bewilligung rechtsgültig angenommen hat, kann die Kostenstelle Ihres Projekts von der Finanzabteilung eingerichtet werden und daran anschließend können Arbeitsverträge abgeschlossen, Mittel abgerufen werden etc.
Aktualisierte Regelung zur Verwendung (Aufteilung) der Programmpauschale für gemeinnützig begutachtete Projekte (EU, BMBF, bidt etc.):
Für Projekte, die ab Mai 2019 eingeworben wurden, gelten die nachstehenden Regelungen zur Verwendung der Projektpauschale.
„60% der Overheads werden der zentralen Verwendung zugeteilt, 40% der Overheads verbleiben in der jeweiligen Fakultät.
Davon sollen 25% beim einwerbenden Lehrstuhl bzw. bei der einwerbenden Professur und 15% bei der jeweiligen Fakultät verbleiben.“
(Gemäß Beschluss der Sitzung der Erweiterten Universitätsleitung vom 8. Mai 2019)
Das einschlägige Merkblatt ist derzeit in Bearbeitung.
Bitte beachten SIe, dass sich die Regelungen für DFG-Projekte infolge der neuen, seit 01.01.2023 gelten Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale geändert hat. Informationen hierzu folgen in Kürze.
Die Aussagen des BMBF zur Projektpauschale (= 20 % zusätzlich zur Fördersumme) finden sich im Formularschrank des BMBF, in den „Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA/AZAP/AZV) – Für Anträge ab Laufzeitbeginn 19.04.2018“ (Vordruck-Nummer 0027a) unter Punkt F0865/Seite 8.
Hinweis: Manche Geldgeber verwenden statt Projekt- oder Programmpauschale die Begriffe Overhead, Infrastrukturkosten(-Pauschale).
Vom Drittmittelgeber geforderte, inhaltliche Zwischen- oder Endberichte werden in der Regel ohne unsere Einbindung erstellt.
Falls Sie Unterstützung bei formalen Fragen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne.
Wenn der Bericht rechtsverbindlich unterschrieben sein muss, binden Sie bitte das Referat III/2 rechtzeitig ein. Die Unterlagen müssen geprüft werden, bevor sie der Universitätsleitung vorgelegt werden. Um die Frist einhalten zu können, planen Sie bitte ausreichend Vorlauf in Ihren Zeitplan hierfür ein.
Die Erstellung des zahlenmäßigen Verwendungsnachweises und ggf. Überprüfung der Zahlen übernimmt das zuständige Referat in der Finanzabteilung.
Auf der Webseite Publikationsmittel bieten wir Ihnen eine Übersicht über mögliche Finanzierungsmöglichkeiten für Ihre Publikationen. Es werden sowohl interne Zuschüsse der Universität Passau als auch externe Publikationsförderungen aufgeführt.
