In den letzten Jahren haben Projekte als Arbeitsform an der Universität Passau signifikant an Bedeutung gewonnen. Angesichts eines zunehmenden Reorganisationsbedarfs bei knappen Ressourcen ist ein bereichsübergreifendes, systematisches und zielgerichtetes Vorgehen erforderlich. Zur Bewältigung dieser komplexen Herausforderungen spielen zeitgemäße Projektmanagementmethoden eine entscheidende Rolle.
Auf dieser Website finden Sie erste Informationen dazu, wie das Projektmanagement an der Universität Passau gestaltet ist. Einheitliche Definitionen und erste Vorgehensbeschreibungen sollen das gemeinsame Verständnis und die Zusammenarbeit in Projekten erleichtern.
Projekte sind wichtige Vorhaben, oft mit langfristiger Wirkung. Ihre Durchführung verursacht erheblichen Aufwand und erfolgt in der Regel außerhalb der Linienorganisation.
Vorhaben sollten in der Regel als Projekte durchgeführt werden, wenn folgende Merkmale vorliegen:
Projektmanagement und seine Methoden stellen das Potenzial bereit, um Projekte erfolgreich, zeitgerecht und wirtschaftlich durchzuführen. Projektmanagement hilft bei der Organisation, Nachverfolgung und Durchführung von Projektarbeit.
Je nach Projektart, Größe und Komplexität des Projekts und der Rahmenbedingungen eignen sich unterschiedliche Vorgehensmodelle und Methoden. Unterschieden wird hier insbesondere zwischen drei Ansätzen:
Jedes Vorgehensmodell hat seine Vorteile und Nachteile. Wichtig ist, für die jeweilige Situation das beste auszuwählen und anzuwenden.
Sie planen, ein Projekt durchzuführen? Um eine gewisse Einheitlichkeit und Transparenz herzustellen, sind an der Universität Passau einige Arbeitsschritte und Formalitäten vorgesehen:
Schritt 1: Notwendigkeit und Ziele klären
Stellen Sie sich vorab folgende Fragen:
Sollten Sie diese Fragen verbindlich beantworten können, können Sie mit der Vorbereitung des Projekts voranschreiten.
Schritt 2: Verantwortlichkeiten klären
Klären Sie, wer für das Projekt verantwortlich ist. An der Universität Passau ist meist eine projektverantwortliche Person aus der Universitätsleitung und eine operative Projektleitung (meist ein Mitglied aus der Universitätsverwaltung) zu bestimmen.
Schritt 3: Projektdatenblatt erstellen
Füllen Sie das Projektdatenblatt (Vorlage siehe Downloadbereich) aus. Dieses enthält Informationen zum strategischen Bezug, zum erwarteten Mehrwert, einen ersten groben Terminplan mit Meilensteinen und Informationen zu den notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
Schritt 4: Projektvorstellung im Projektsteuerungsteam und Priorisierung
Stellen Sie Ihr Projekt anhand des Projektdatenblatts im Projektsteuerungsteam vor. Im Anschluss wird unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios der Universität eine Priorisierung vorgenommen.
Weitere sinnvolle Schritte können sein:
Schritt 1: Notwendigkeit und Ziele klären
Stellen Sie sich vorab folgende Fragen:
Sollten Sie diese Fragen verbindlich beantworten können, können Sie mit der Vorbereitung des Projekts voranschreiten.
Schritt 2: Verantwortlichkeiten klären
Klären Sie, wer für das Projekt verantwortlich ist. An der Universität Passau ist meist eine projektverantwortliche Person aus der Universitätsleitung und eine operative Projektleitung (meist ein Mitglied aus der Universitätsverwaltung) zu bestimmen.
Schritt 3: Projektdatenblatt erstellen
Füllen Sie das Projektdatenblatt (Vorlage siehe Downloadbereich) aus. Dieses enthält Informationen zum strategischen Bezug, zum erwarteten Mehrwert, einen ersten groben Terminplan mit Meilensteinen und Informationen zu den notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
Schritt 4: Projektvorstellung im Projektsteuerungsteam und Priorisierung
Stellen Sie Ihr Projekt anhand des Projektdatenblatts im Projektsteuerungsteam vor. Im Anschluss wird unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios der Universität eine Priorisierung vorgenommen.
Weitere sinnvolle Schritte können sein:
Sinnvolle Schritte können hierbei sein:
Sinnvolle Schritte können hierbei sein:
Je nach dem welche Projektmethode (klassisch, agil, hybrid) Sie gewählt haben, können sich die Schritte bei der Projektdurchführung unterscheiden.
Sinnvolle Schritte könnten sein:
Ein an der Universität Passau notwendiger Schritt ist das regelmäßige Ausfüllen des Projekt-Reports (siehe Download-Bereich). Dieser dient dazu, den Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse in einer formalisierten Form festzuhalten. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs soll für einzelne Controllingaspekte wie z. B. Budget, Zeitplan usw. der Projektstatus ermittelt werden.
Je nach dem welche Projektmethode (klassisch, agil, hybrid) Sie gewählt haben, können sich die Schritte bei der Projektdurchführung unterscheiden.
Sinnvolle Schritte könnten sein:
Ein an der Universität Passau notwendiger Schritt ist das regelmäßige Ausfüllen des Projekt-Reports (siehe Download-Bereich). Dieser dient dazu, den Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse in einer formalisierten Form festzuhalten. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs soll für einzelne Controllingaspekte wie z. B. Budget, Zeitplan usw. der Projektstatus ermittelt werden.
Sinnvolle Schritte können sein:
Sinnvolle Schritte können sein:
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