Projektmanagement
In den letzten Jahren haben Projekte als Arbeitsform an der Universität Passau signifikant an Bedeutung gewonnen. Angesichts eines zunehmenden Reorganisationsbedarfs bei knappen Ressourcen ist ein bereichsübergreifendes, systematisches und zielgerichtetes Vorgehen erforderlich. Zur Bewältigung dieser komplexen Herausforderungen spielen zeitgemäße Projektmanagementmethoden eine entscheidende Rolle.
Auf dieser Website finden Sie erste Informationen dazu, wie das Projektmanagement an der Universität Passau gestaltet ist. Einheitliche Definitionen und erste Vorgehensbeschreibungen sollen das gemeinsame Verständnis und die Zusammenarbeit in Projekten erleichtern.
Projekte sind wichtige Vorhaben, oft mit langfristiger Wirkung. Ihre Durchführung verursacht erheblichen Aufwand und erfolgt in der Regel außerhalb der Linienorganisation.
Vorhaben sollten in der Regel als Projekte durchgeführt werden, wenn folgende Merkmale vorliegen:
- Einmaligkeit - keine dauerhafte oder ständig wiederkehrende Aufgabe.
- Sachliche und zeitliche Begrenzung - klar definierbarer Auftrag, Anfangs- und Endtermin.
- Komplexität und Neuartigkeit - kein Rückgriff auf vorhandene Ablaufmuster bzw. etablierte Prozesse möglich.
- Mehrere hierarchieübergreifende und bereichsübergreifende Zuständigkeiten, die für das Vorhaben eine intensive Zusammenarbeit erfordern.
- Das Vorhaben ist innovativ, risikobehaftet und verändernd.
Projektmanagement und seine Methoden stellen das Potenzial bereit, um Projekte erfolgreich, zeitgerecht und wirtschaftlich durchzuführen. Projektmanagement hilft bei der Organisation, Nachverfolgung und Durchführung von Projektarbeit.
Je nach Projektart, Größe und Komplexität des Projekts und der Rahmenbedingungen eignen sich unterschiedliche Vorgehensmodelle und Methoden. Unterschieden wird hier insbesondere zwischen drei Ansätzen:
- klassisches Projektmanagement: Kommt meist bei Standartprojekten zum Einsatz. Es ist charakterisiert durch einen phasenorientierten und weitgehend linearen Ablauf. Eine bekannte Methode ist das Wasserfallmodell.
- agiles Projektmanagement: Kommen häufig in der Softwareentwicklung, der Produktentwicklung, in Transformationsvorhaben oder bei der Organisationsentwicklung zum Einsatz. Häufig angewandte Methoden sind z.B. Scrum oder Kanban. Agile Methoden können dabei helfen, in möglichst kurzer Zeit (IT-)Vorhaben zu realisieren, ohne dass die genauen Anforderungen bereits am Anfang im Detail festgelegt sein müssen. Es zeichnet sich durch kürzere und detailliertere Planungsphasen aus.
- hybrides Projektmanagement: Hier werden klassische und agile Ansätze gemeinsam angewendet.
Jedes Vorgehensmodell hat seine Vorteile und Nachteile. Wichtig ist, für die jeweilige Situation das beste auszuwählen und anzuwenden.
Projektmanagement an der Universität Passau
Sie planen, ein Projekt durchzuführen? Um eine gewisse Einheitlichkeit und Transparenz herzustellen, sind an der Universität Passau einige Arbeitsschritte und Formalitäten vorgesehen:
- Definieren Sie das geplante Vorhaben: Klären Sie, ob es sich bei dem von Ihnen geplanten Vorgehen um ein Projekt handelt (siehe „Was ist ein Projekt?“).
- Klären Sie die Notwendigkeit des Projekts und die Projektziele: Klären Sie, inwiefern das Projekt notwendig ist. Sinnvoll kann es sein, sich hierzu die nachfolgenden Fragen zu stellen. Können Sie diese Fragen nicht verbindlich beantworten, sollten Sie die Initiierung des Projekts kritisch hinterfragen. Finden Sie überzeugende Antworten auf die unten gestellten Fragen, können Sie mit der Initiierung des Projekts voranschreiten.
- Weshalb ist das Projekt notwendig?
- Welchen Nutzen hat das Projekt? Welche Ziele werden verfolgt?
- Stimmen die Projektziele mit der Gesamtstrategie der Universität überein?
- Klären Sie die Verantwortlichkeit: Klären Sie, wer für das Projekt verantwortlich ist. An der Universität Passau ist meist eine projektverantwortliche Person aus der Universitätsleitung und eine operative Projektleitung (meist ein Mitglied aus der Universitätsverwaltung) zu bestimmen.
- Erstellen Sie ein Projektdatenblatt: Stellen Sie im Projektdatenblatt die wichtigsten Fakten zu Ihrem Projekt zusammen und senden Sie es an das Büro des Kanzlers (E-Mail: kanzler@uni-passau.de).
- Nehmen Sie die Projekt-Priorisierung vor: Stellen Sie nach Absprache mit dem Büro des Kanzlers das Projekt im Projektsteuerungsteam (bestehend aus der Universitätsleitung und dem Führungsteam) vor und nehmen Sie dort gemeinsam eine Projekt-Priorisierung vor.
- Erstellen Sie regelmäßige Projekt-Reports: Erstellen Sie regelmäßige Projektreports, um den Fortschritt und ggf. die Herausforderungen bei der Durchführung Ihres Projekts zu dokumentieren.
Die Phasen eines Projekts - Tipps und Informationen
Schritt 1: Notwendigkeit und Ziele klären
Stellen Sie sich vorab folgende Fragen:
- Weshalb ist das Projekt/Vorhaben notwendig?
- Welchen Nutzen hat das Projekt? Welche Ziele werden verfolgt?
- Stimmen die Projektziele mit der Gesamtstrategie der Universität überein?
Sollten Sie diese Fragen verbindlich beantworten können, können Sie mit der Vorbereitung des Projekts voranschreiten.
Schritt 2: Verantwortlichkeiten klären
Klären Sie, wer für das Projekt verantwortlich ist. An der Universität Passau ist meist eine projektverantwortliche Person aus der Universitätsleitung und eine operative Projektleitung (meist ein Mitglied aus der Universitätsverwaltung) zu bestimmen.
Schritt 3: Projektdatenblatt erstellen
Füllen Sie das Projektdatenblatt (Vorlage siehe Downloadbereich) aus. Dieses enthält Informationen zum strategischen Bezug, zum erwarteten Mehrwert, einen ersten groben Terminplan mit Meilensteinen und Informationen zu den notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
Schritt 4: Projektvorstellung im Projektsteuerungsteam und Priorisierung
Stellen Sie Ihr Projekt anhand des Projektdatenblatts im Projektsteuerungsteam vor. Im Anschluss wird unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios der Universität eine Priorisierung vorgenommen.
Weitere sinnvolle Schritte können sein:
- Projektziele definieren, z. B. mithilfe der Methode des Zielkreuzes oder der SMART-Ziel-Methode
- Projektstakeholder identifizieren und analysieren, z.B. anhand einer Stakeholder-Analyse
Projekt initiieren
Schritt 1: Notwendigkeit und Ziele klären
Stellen Sie sich vorab folgende Fragen:
- Weshalb ist das Projekt/Vorhaben notwendig?
- Welchen Nutzen hat das Projekt? Welche Ziele werden verfolgt?
- Stimmen die Projektziele mit der Gesamtstrategie der Universität überein?
Sollten Sie diese Fragen verbindlich beantworten können, können Sie mit der Vorbereitung des Projekts voranschreiten.
Schritt 2: Verantwortlichkeiten klären
Klären Sie, wer für das Projekt verantwortlich ist. An der Universität Passau ist meist eine projektverantwortliche Person aus der Universitätsleitung und eine operative Projektleitung (meist ein Mitglied aus der Universitätsverwaltung) zu bestimmen.
Schritt 3: Projektdatenblatt erstellen
Füllen Sie das Projektdatenblatt (Vorlage siehe Downloadbereich) aus. Dieses enthält Informationen zum strategischen Bezug, zum erwarteten Mehrwert, einen ersten groben Terminplan mit Meilensteinen und Informationen zu den notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
Schritt 4: Projektvorstellung im Projektsteuerungsteam und Priorisierung
Stellen Sie Ihr Projekt anhand des Projektdatenblatts im Projektsteuerungsteam vor. Im Anschluss wird unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios der Universität eine Priorisierung vorgenommen.
Weitere sinnvolle Schritte können sein:
- Projektziele definieren, z. B. mithilfe der Methode des Zielkreuzes oder der SMART-Ziel-Methode
- Projektstakeholder identifizieren und analysieren, z.B. anhand einer Stakeholder-Analyse
Projekt initiieren
Sinnvolle Schritte können hierbei sein:
- Wählen Sie ein für das Projekt und die Rahmenbedingungen sinnvolles Vorgehensmodell (klassisch, agil, hybrid).
- Planen Sie Ihr Projekt, z. B. mithilfe eines Projektstrukturplans oder eines GANTT-Charts.
- Schnüren Sie Arbeitspakete und legen Sie Meilensteine fest.
- Nehmen Sie eine Rollendefinition vor.
- Planen Sie die Kommunikation.
- Widmen Sie sich dem Risiko Management.
Projekt planen
Sinnvolle Schritte können hierbei sein:
- Wählen Sie ein für das Projekt und die Rahmenbedingungen sinnvolles Vorgehensmodell (klassisch, agil, hybrid).
- Planen Sie Ihr Projekt, z. B. mithilfe eines Projektstrukturplans oder eines GANTT-Charts.
- Schnüren Sie Arbeitspakete und legen Sie Meilensteine fest.
- Nehmen Sie eine Rollendefinition vor.
- Planen Sie die Kommunikation.
- Widmen Sie sich dem Risiko Management.
Projekt planen
Je nach dem welche Projektmethode (klassisch, agil, hybrid) Sie gewählt haben, können sich die Schritte bei der Projektdurchführung unterscheiden.
Sinnvolle Schritte könnten sein:
- Organisieren Sie ein Kick-Off-Meeting.
- Etablieren Sie Rituale, wie z. B. Daily Standups oder Retrospektiven.
- Etablieren Sie ein KANBAN-Board zur Aufgabenverteilung.
Ein an der Universität Passau notwendiger Schritt ist das regelmäßige Ausfüllen des Projekt-Reports (siehe Download-Bereich). Dieser dient dazu, den Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse in einer formalisierten Form festzuhalten. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs soll für einzelne Controllingaspekte wie z. B. Budget, Zeitplan usw. der Projektstatus ermittelt werden.
Projekt durchführen
Je nach dem welche Projektmethode (klassisch, agil, hybrid) Sie gewählt haben, können sich die Schritte bei der Projektdurchführung unterscheiden.
Sinnvolle Schritte könnten sein:
- Organisieren Sie ein Kick-Off-Meeting.
- Etablieren Sie Rituale, wie z. B. Daily Standups oder Retrospektiven.
- Etablieren Sie ein KANBAN-Board zur Aufgabenverteilung.
Ein an der Universität Passau notwendiger Schritt ist das regelmäßige Ausfüllen des Projekt-Reports (siehe Download-Bereich). Dieser dient dazu, den Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse in einer formalisierten Form festzuhalten. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs soll für einzelne Controllingaspekte wie z. B. Budget, Zeitplan usw. der Projektstatus ermittelt werden.
Projekt durchführen
Sinnvolle Schritte können sein:
- Evaluieren Sie Projektergebnisse.
- Führen Sie Abschlussgespräche.
- Dokumentieren Sie Projektergebnisse nachvollziehbar.
Projekt abschließen
Sinnvolle Schritte können sein:
- Evaluieren Sie Projektergebnisse.
- Führen Sie Abschlussgespräche.
- Dokumentieren Sie Projektergebnisse nachvollziehbar.
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